Как снизить стоимость и сократить сроки проекта автоматизации, не потеряв качество

Безусловно, правильное программное решение позволяет предприятию усилить сильное и найти слабые места в своем производстве и в целом во всей работе. Но, зачастую, при попытках поиска решений задачи автоматизации «обжигаются» о стоимость и откладывают автоматизацию «в дальний угол до лучших времен». Давайте посмотрим, как мы можем повлиять на нее и за счет чего снизить в разы?

Выделим три основных фактора:

1. Внедрение от продукта
2. Отраслевое решение
3. Проектный подход

И теперь обо всем по порядку.

По своей сути все предприятия похожи друг на друга, каждое из них имеет ряд основных процессов и подразделений, их выполняющих.

На каждом предприятии есть:

• отдел по работе с клиентами;
• подразделение/сотрудник, отвечающий за планирование;
• планирование доставки (при этом совершенно не принципиально, имеете ли вы свой парк авто);
• склад и все типовые складские операции, такие как приемка, отгрузка, инвентаризация;
• производство, в т.ч. контроль качества, сотрудник, отвечающий за анализ результатов работы.

При этом, думаю, все согласятся, что процессы работы предприятия с оборотом в 200 млн. руб. в год и 5 млрд. руб. в год явно имеют свою специфику и отличаются. Но точно ли дело именно в сумме, или количестве выпускаемых SKU, или объеме перерабатываемого сырья?

Ответ однозначен – нет. Дело не в этом, хотя, определенно, эти факторы накладывают свой отпечаток.

Правильнее делить предприятия по принципу ВЫСТРОЕННОСТИ ВНУТРЕННИХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.

• Первая группа – это предприятия, имеющие устоявшиеся, жестко выстроенные процессы.

Это и процессы производства, и процессы взаимодействия с поставщиками и покупателями, и процессы, относящиеся к планированию и внутреннему управлению. Таким предприятиям сложно меняться и адаптироваться к изменению этих процессов. Зачастую процессы имеют свои исключительные особенности.

Предприятия этой группы готовы платить за «решение под себя», ведь изменения внутри могут обойтись дороже доработки софта.

• Вторая группа – это более гибкие предприятия, не имеющие жестких внутренних процессов.

Им проще адаптироваться под изменения среды и менять бизнес-процессы. Для таких предприятий оптимальной схемой является внедрение типового решения вендора. То есть, когда мы берем готовое решение и начинаем использовать его с минимальными изменениями.

• От задач предприятия

При этом подходе предприятию не принципиально, на базе какого решения будет производится автоматизация. Они платят не за «базовую версию», а за команду, которая будет разрабатывать решение под них. Этот вариант внедрения включает в себя большой объем доработок и автоматизации специфичных процессов.

• От возможностей продукта

Второй подход отталкивается от функциональных возможностей продукта и применимости их на предприятии. Данный подход предполагает минимальное количество доработок и использование продукта в базовом функционале.

Выбирая решение, на базе которого будет осуществляться автоматизация, важно учесть его специфику.

1. Типовой продукт
Если мы берем типовой продукт, рассчитанный на решение широкого круга задач, то рискуем столкнуться с ситуаций, что продукт не покрывает все процессы от А до Я в силу отсутствия отраслевой специфики и большой универсальности. В нашем случае универсальность – это враг, так как разобраться в большом объеме лишнего функционала и найти свое оказывается сложной задачей.

2. Отраслевой продукт
Вторая группа решений, это отраслевые решения. Эти продукты несут в себе отраслевую логику работы и закрывают большинство отраслевых функциональных потребностей. Если мы говорим о производителях продуктов питания, подобным решением является ERP4FOOD.

Клиентский сервис
Если говорить о клиентском сервисе, то при планировании отгрузок учитывается % ОСГ при подборе продукции. При приемке заказов выполняется проверка на возможность их обеспечения с учетом планового выпуска.

Производство
Учет производства имеет специфику для выпуска жидкого и твердого продукта, условно цельномолочного производства, производства сыра и мясных деликатесов. В системе есть инструменты для автоматизации учета работы на каждом переделе:

• выпуск под задание по сбору необходимого комплекта,
• маркировка продукции,
• фиксация результатов передела,
• приемка молочного сырья.

Также есть инструменты мониторинга выполнения технологических процессов, рабочее место лаборанта и контролера по качеству, рабочее место вет. врача для оформления производственных ВСД по реальным данным.

ГИС Честный знак
Для производителей молочной отрасли предусмотрена интеграция с системой «Честный знак». Система включает готовое решение по маркировке весовой продукции с автоматической передачей информации о весе. Возможность автоматического заказа кодов для поддержания оптимального запаса в системе. А также интеграцию с оборудованием поточной маркировки.

Складская логистика
Для работы склада предусмотрены как инструменты контроля и управления, так и инструменты оперативного выполнения заданий на ТСД. При этом присутствует возможность не только удаленного контроля за результатами, но и автоматической проверки правильности выполнения заданий, (например, контроль результатов наборки под отгрузку).

Это далеко не все особенности, которые должны быть учтены в решении. Внедрение «от продукта принесет пользу, а не дополнительные затраты только если процессы продукта действительно покрывает процессы предприятия.

Использование отраслевого решения позволяет снизить стоимость доработки, для внедрения по типу «от предприятия», примерно на 20-30%. Для внедрения «от продукта» в 2-3 раза.

Третьим фактор, влияющим на стоимость автоматизации, мы выделили наличие проектного подхода.

Каждое предприятие может иметь уникальные процессы/потребности, и для того,

• чтобы выстроить максимально продуктивную работу в системе;
• чтобы система была помощником и упрощала управление бизнесом;
• помогала принимать решения и подкрепляла их необходимыми данными;
• чтобы процесс учета был выстроен максимально продуктивно, а не отнимал время, не принося результата.

мы предлагаем мини-проект по внедрению решения с нашей командой специалистов.

1. Определение границ. На этом этапе мы определим, какие задачи необходимо автоматизировать в первую очередь. Составляем список ключевых областей.

2. Экспресс анализ требований. На этом этапе мы составляем единую картину о работе вашего предприятий. Обсуждаем особенности учета и формируем список процессов. Главная цель этого этапа – получить максимально полное представление о работе предприятия и соотнести с процессами продукта.

3. Настройка и доработка функционала. На этом этапе команда проекта с нашей стороны производит настройку и доработку критических расхождений под бизнес-требования вашего предприятия. Главная цель – получить решение, настроенное под ваши нужды для получения максимальных эффектов от автоматизации. Доработка «ERP4FOOD» производится таким образом, чтобы не возникало проблем с дальнейшими обновлениями. Функционал включается в основу поставки или добавляется через расширение.

4. Настройка интеграции со смежными система. Этот этап необходим для настройки интеграции с системой бухгалтерского учета, и при необходимости с другими системами.

5. Подготовка к запуску. На этом этапе происходит заполнение начальных данных, обучение пользователей и сотрудников ИТ-отдела, создаются пользователи системы и настраиваются права доступа. За подготовку данных отвечают сотрудники предприятия, и если начальных данных много, то процесс может оказаться трудоемким. А вот обучение работе напротив проходит легко за счет интуитивно понятных сценариев работы и персонализированных интерфейсов под выполняемые роли.

6. Запуск системы в эксплуатацию. На этом этапе Вы начинаете использовать систему в «боевом» режиме при поддержки наших специалистов. В процессе мы дополнительно поддерживаем ваших специалистов для облегчения дальнейшего сопровождения системы. Главная цель этого этапа – работающая система.

7. Адаптация системы под требования по результатам эксплуатации. Это заключительный этап проекта, на нем происходит обработка обратной связи от пользователей по результатам работы в системе. Выправляются оставшиеся недочеты и дополнительно отлаживаются процессы.

Проектный подход позволяет добиться максимального результата от внедрения и не спустить деньги на покупку очередного софта, который будет положен на полку.

Внедрение «от продукта» на отраслевом решении по проектной технологии позволяет сократить сроки проекта автоматизации и как следствие его стоимость.

Немного в цифрах, рассмотрим на примере предприятия по производству цельномолочной продукции с объемом переработки 50т молока в сутки.

Автоматизируемый функционал:

• Производство
• Складская логистика
• Транспортная логистика
• Клиентский сервис
• Планирование заявки на производство
• Анализ финансовых результатов

Длительность такого проекта будет составлять ориентировочно 8-12 недель. Если пересчитать длительность проекта по классическому подходу, то только составление требований будет длиться 1-1,5 месяца, этап доработки функционала 3-4 месяца, а в сумме весь проект 8-9 месяцев. От такой разницы в сроках и появляется разница в стоимости проекта.

Система ERP4FOOD может быть приобретена в трех вариантах:

• Аренда. При таком варианте оплата вносится ежемесячно и не добавляет большой финансовой нагрузки на бизнес. Такой вариант также может быть актуален для тех, кто уже «обжёгся» и хочет протестировать решение, «потрогать руками». При Аренде решение разворачивается на Ваших мощностях. Со своей стороны мы производим информационно-техническое сопровождение. Есть три варианта поддержки:
• Базовый – вы получаете все обновления системы, продукт активно развивается и регулярно получает дополнительные полезные функции.
• Стандарт – в этом пакеты помимо обновлений вы получаете доступ к поддержке наших специалистов.
• Премиум – дополнительно мы выполняем разработку под ваши требования в приоритетном порядке.
• Аренда в облаке. Главное отличие от «Аренды» — это размещение системы на облачной инфраструктуре. Ответственность за стабильность доступа и администрирование системы закрепляется за нами и за поставщиком облачного сервиса.
• Покупка. Это привычный вариант приобретения конфигурации. При покупке Вы оплачиваете полную стоимость софта, а мы оказываем услуги по информационно-техническому сопровождению.

С актуальными ценами можно ознакомиться на сайте.

Решение ERP4FOOD является синтезом лучших практик автоматизации пищевого предприятий с опытом нашей компании. Продукт закрывает все стороны оперативного учета предприятия и за счет отраслевой специфики не требует большого объема доработок и трудоемкого внедрения.